)
)
Blogg: Gled de ansatte med enkel utleggsrapportering
EN VEILEDNING TIL VELLYKKET UTLEGGSREFUSION. Hvis du legger ut for jobbrelaterte kostnader, har du krav på å få beløpene tilbakebetalt. I mange bedrifter kan imidlertid håndteringen av kvitteringer være tidkrevende for både ansatte og administrasjon. Dette blogginnlegget diskuterer fordelene med enkel, digital utleggsrapportering, tipser om hvordan prosessen kan gjøres enklere og presenterer en enkel parkeringsløsning for bedriften.
)
Hva er utleggsrapportering, og hvilke utlegg kan trekkes fra?
Utlegg er i prinsippet kostnader knyttet til jobben. Det kan være togbilletter, hotellovernattinger og daglige utgifter til firmalunsjer, kjøp av arbeidsmateriell og selvsagt parkering.
De ansatte har rett til å få refundert jobbrelaterte utlegg. Dette er noe de fleste medarbeidere er klar over. Likevel er det lurt at ledelsen følger opp og minner medarbeiderne på det. Det viser at dere verdsetter bidraget deres. Det er ingen hemmelighet at transparens bidrar til et mer positivt arbeidsmiljø, og de ansatte har også høyere sannsynlighet for å bli værende i et selskap som respekterer rettighetene deres.
Sørg for å ha gode rutiner for utleggshåndtering
Mellomstore og store selskaper har vanligvis rutiner for håndtering av utleggsrapportering og tilbakebetaling. Dessverre er mange av disse prosessene tidkrevende og tungvinte.
Et typisk scenario: En ansatt har flere utlegg per uke. Hun kjører også bil i jobben, noe som fører til flere parkeringsutlegg hver eneste dag. Den ansatte må holde styr på alle kvitteringer og levere dem til administrasjonsavdelingen. Administrasjonen behandler deretter de ansattes utleggskrav etter tur, etter hvert som de kommer inn. Å ha kontroll på kostnadene er utfordrende for administrasjonen, som ikke har full oversikt over utleggene. Vanlige utfordringer er kvitteringer som blir borte eller mangler, noe som fører til forsinkelser, diskusjoner og problemer med å føre et nøyaktig regnskap. Kvitteringene må være autentiske, komme fra tjenesteleverandøren og inneholde nødvendige opplysninger som dato, beskrivelse av tjenesten, totalkostnad og MVA. Vi må også nevne den økonomiske utfordringen når utlegget ikke rapporteres i riktig kategori.
La oss innse det: dette er et mareritt som fører til frustrasjon og misnøye.
Som du kanskje allerede har skjønt, bør prosessen med utleggsrapportering og tilbakebetaling være så enkel som mulig. Jo mer du kan digitalisere og automatisere den, desto bedre. En enkel prosess frigjør også tid for alle som er involvert. Det betyr tid som de ansatte kan bruke på primæroppgavene sine: produktivt og lønnsomt arbeid. La oss se nærmere på hvordan mellomstore og store bedrifter kan forenkle utleggshåndteringen.
)
Hvordan kan man forenkle prosessen med utleggshåndtering?
For å oppmuntre de ansatte til å rapportere utlegg kontinuerlig, trenger selskapet et system som gjør det enkelt å gjøre det riktige. Disse tipsene vil hjelpe dere med å få på plass en enklere utleggsrapportering på arbeidsplassen.
Programvaresystem for utgiftsrapportering
Anskaff en programvare for utleggsrapportering. Velg en intuitiv plattform der de ansatte kan sende inn utlegg med minimal anstrengelse. Sjekk at den er mobilvennlig, slik at de ansatte kan legge inn kvitteringer mens de er på farten.
Kompletter din nye programvare
Suppler den nye programvaren med opplæring av de ansatte for å forenkle bruken. Velg fortrinnsvis en leverandør som er opptatt av at dere skal lykkes, og som tilbyr digital onboarding. Gi også de ansatte en oversikt over vanlige spørsmål eller en kontaktperson de kan ta henvende seg til hvis de lurer på noe.
Klare retningslinjer
Innfør klare retningslinjer for utlegg. Definer hvilke kostnader som gjelder, godkjente beløpsgrenser og forventet dokumentasjon. Tydelige rutiner hindrer misforståelser og sikrer etterlevelse.
Automatisering av administrativt arbeid
Forenkle det administrative arbeidet ved å automatisere validering, godkjenning og regnskapsføring. Husk også å vurdere den nye prosessen kontinuerlig og gjøre forbedringer når det trengs.
Refusjonssykluser
Fastsett regelmessige tilbakebetalingssykluser slik at de ansatte slipper å vente på å få pengene tilbake. Dette styrker tilliten til utleggsprosessen og selskapet.
Parkeringsløsning: Enklere parkeringshåndtering og tilbakebetaling
Parkeringsutgifter er litt annerledes enn andre utlegg. Jobbreiser og offisielle middager innebærer ofte høye beløp, mens parkeringsutgiftene er mindre og påløper hyppigere. Hvis du kjører bil i jobben, må du kanskje parkere flere ganger daglig. Det er helt uholdbart for en bilfører eller en ansatt i administrasjonen å skulle behandle alle disse parkeringsbillettene manuelt.
Heldigvis tilbyr EasyPark en løsning som vil gjøre det enklere for alle i selskapet. La oss se på hvordan det fungerer: Med EasyPark Business får selskapet en selvbetjeningsportal der administratorene enkelt kan legge til nye brukere. Når man har blitt lagt til, kan man bare begynne å parkere.
For bilførerne er det enkelt å finne og administrere parkeringen direkte i appen. Man unngår unødvendige kostnader, fordi parkeringen administreres minutt for minutt. Man behøver ikke engang å tenke på å bruke penger eller å ta vare på og sende inn kvitteringer – EasyPark Business ordner alt. Når man bruker EasyPark privat, er det dessuten enkelt for brukerne å bytte mellom bedriftens konto og sin egen. Høres ikke det bra ut?
)
)
Fordeler for administratorene
EasyPark Business er en løsning som forenkler administrativt arbeid. I stedet for å gjennomgå de ansattes parkeringskvitteringer enkeltvis, får administratorene en samlefaktura en gang i måneden med alle selskapets parkeringskostnader. Du kan forhåndsvelge kostsenter og automatisere betalingen.
Selvbetjeningsportalen gir oversikt over parkeringsatferd og tilhørende kostnader. Administratorene kan hindre misbruk av appen ved å legge inn restriksjoner, som å regulere når medarbeiderne kan parkere med firmakontoen. De får også oversikt over hvor mye MVA som kan trekkes fra. Les mer om MVA på parkering her.
Med EasyPark Business sparer administrasjonen tid og penger, og utleggshåndtering blir enkelt for de ansatte. Hvis dette er praktisk, er valget enkelt. Eller, som våre eksisterende kunder sier: “Det er en ‘no-brainer’”.
Velg enkelhet i dag og legg til rette for at virksomheten kan vokse
I dette blogginnlegget har vi vært innom fordelene med friksjonsfri utleggshåndtering. I noen tilfeller er den så enkel at de ansatte ikke engang behøver å bruke egne penger på utlegg i forbindelse med jobben. For mellomstore og store bedrifter er dette definitivt noe å vurdere. Dere får en ledelse på konkurrentene, beholder talentene og får mer fornøyde og mindre stressede ansatte.
Hvis du vil lese mer om hvordan EasyPark Business fungerer, klikk her.
Les mer
)
Blogg: Slik forenkler dere bedriftens parkering og kostnadshåndtering
Å håndtere kostnader og forstå momsreglene kan være en kompleks oppgave – særlig når det gjelder firmaparkering. Å holde rede på medarbeidernes parkering og utlegg kan være tidkrevende og er noe som krever en effektiv prosess. I dette blogginnlegget forklarer vi alt du trenger å vite om firmaparkering og hvordan du kan optimalisere prosessen og øke effektiviteten.
)
Case study: Budsjettbesparelser på 22 % med digital administrasjon av parkeringskostnadene
EasyPark forstår bedriftenes utfordringer med administrasjon av parkeringskostnader. Håndtering av medarbeidernes parkeringskostnader og kvitteringer kan skape hodebry for regnskapsavdelingen, beslaglegge unødvendig mye tid og gjøre det vanskelig å holde oversikt. EasyPark Business tilbyr derfor en komplett digital løsning med en brukervennlig mobilapp og enkel digital fakturering. Dette forenkler ikke bare kostnadshåndteringen, men også alle oppgaver knyttet til parkering. Resultatet er økt effektivitet og mer fornøyde medarbeidere.
)
Case study: Mer effektiv kostnadshåndtering for bilparken med digital parkeringsløsning
EasyPark skjønner hvilke utfordringer bedriftene møter på når det gjelder administrasjon av bilparken. En av utfordringene er parkering for teknikere som må parkere på ulike steder i løpet av dagen. Vi var derfor glade for å kunne hjelpe et ledende tysk telecomselskap med vår allsidige digitale parkeringsbetalingsløsning. Dette gjorde det mulig for dem å effektivisere parkeringskostnadene og administrasjonen, samt gi de ansatte mulighet til å betale for parkering på en enkel måte i en brukervennlig mobilapp.