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Blog: Migliora il lavoro dei dipendenti con richieste di rimborsi ottimizzate
LA GUIDA AL RIMBORSO PERFETTO. Quando affronti spese relative alla sfera lavorativa, hai diritto a un rimborso. Tuttavia, in numerose aziende la gestione delle ricevute è un’attività lunga e complessa, sia per i dipendenti che per il reparto amministrativo. Questo articolo è dedicato all’analisi dei vantaggi di una gestione ottimizzata e digitale delle spese, fornendo inoltre consigli su come semplificare le procedure, fornendo una panoramica sulle soluzioni semplificate di parcheggio per la tua azienda.
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Cos’è la gestione delle spese e quali spese si possono detrarre?
In poche parole, le spese sostenute dai dipendenti sono costi operativi. Possono spaziare da biglietti ferroviari a pernottamenti in hotel, passando per diarie, pranzi di lavoro, materiali di lavoro e, naturalmente, parcheggi.
I dipendenti hanno diritto al rimborso delle spese legate all’attività lavorativa. La maggior parte dei dipendenti ne è consapevole. Tuttavia, è utile che la dirigenza lo ricordi periodicamente ai propri dipendenti. È una dimostrazione di apprezzamento per il loro contributo. Da sempre, la trasparenza migliora l’ambiente di lavoro e i dipendenti sono più propensi a restare in un’azienda che rispetta i loro diritti.
Assicurati che le tue procedure di gestione delle spese siano ottimali
È una prassi consolidata per le medie e grandi realtà aziendali quella di implementare un sistema di rendicontazione e rimborso delle spese. Purtroppo, queste procedure sono spesso lunghe e laboriose. Ecco una situazione tipo: Una dipendente effettua varie spese in una settimana. Raggiungendo il luogo di lavoro in auto, mette in conto anche spese di parcheggio giornaliere. La dipendente deve conservare le sue ricevute e sottoporle al reparto amministrativo. A sua volta, il reparto amministrativo elabora le richieste di rimborso singolarmente. Tenere i costi sotto controllo diventa complicato per il reparto amministrativo, non avendo una panoramica completa delle spese. Le più comuni problematiche delle procedure di rimborso riguardano lo smarrimento delle ricevute, portando quindi a ritardi, reclami e difficoltà nel mantenere una contabilità accurata. Le ricevute devono essere autentiche, provenienti dal fornitore di servizi e contenere le informazioni di base quali data di fruizione, descrizione del servizio, costo totale e tasse incluse. Inoltre, un’ulteriore margine di errore si presenta quando le spese non vengono inserite nella categoria esatta.
Diciamo la verità: è uno scenario da incubo che genera solo frustrazione e insoddisfazione.
Come saprai già, le procedure di rendicontazione e rimborso dovrebbero essere quanto più semplici e lineari possibile. Più sono digitali e automatizzate, meglio è per la tua operatività. Inoltre, procedure più snelle rappresentano un risparmio di tempo per tutti. Questo tempo risparmiato può essere speso in attività primarie che aumentano la produttività e il fatturato. Per questo, affrontiamo il discorso su come semplificare la gestione delle spese nelle medie e grandi aziende.
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Come semplificare le procedure di gestione delle spese?
Per incoraggiare i tuoi dipendenti a effettuare regolarmente delle richieste di rimborsi, la tua azienda si deve dotare di un sistema semplice che facilita la loro presentazione. Questi consigli ti saranno utili per semplificare e snellire la gestione delle spese.
Sistema software per la rendicontazione delle spese
Assicurati di avere un software dedicato alla rendicontazione delle spese. Scegli una piattaforma intuitiva dove i dipendenti possono sottoporre le proprie spese in modo semplice. Assicurati che sia mobile-friendly, per dare modo ai dipendenti di inserire ricevute sempre e ovunque.
Completa il tuo nuovo software
Integra il tuo nuovo software con una formazione dedicata per migliorarne il suo utilizzo. Seleziona preferibilmente un fornitore che ha a cuore il tuo successo per offrire un programma di formazione e apprendimento digitale. Inoltre, offri ai dipendenti una sezione FAQ o un referente a cui fare affidamento per qualsiasi dubbio.
Linee guida chiare
Imposta linee guida chiare sulle spese. Definisci costi idonei, limiti di spesa concordati e la documentazione appropriata. Delle politiche trasparenti di rimborso evitano equivoci e assicurano il rispetto delle normative.
Automazione del lavoro amministrativo
Semplifica il lavoro amministrativo automatizzando le procedure di validazione, certificazione e rendicontazione. Inoltre, ricordati di valutare costantemente le nuove procedure e di implementare eventuali miglioramenti individuati.
Cicli di rimborso
Implementa cicli regolari di rimborso spese per garantire che i dipendenti non debbano aspettare i loro rimborsi. Tutto questo aumenta la fiducia nelle procedure di rimborso e nell’azienda stessa.
Soluzioni di parcheggio; Gestione semplificata di spese e rimborsi
Le spese di parcheggio sono leggermente diverse dagli altri costi del personale. Mentre i viaggi d'affari e le cene ufficiali spesso comportano ingenti somme forfettarie, le spese di parcheggio sono più piccole ma più frequenti. Se ti rechi sul luogo di lavoro in macchina, potresti dover parcheggiare più volte al giorno. Gestire a livello manuale questa mole di ricevute diventa uno stress, sia per chi guida che per chi gestisce questa rendicontazione.
Per fortuna, EasyPark vanta una soluzione che può semplificare l’operatività aziendale. Scopriamo come funziona: Con EasyPark Business, l’azienda può accedere a un portale self-service dove gli amministratori possono aggiungere agevolmente nuovi utenti. Una volta che il dipendente è stato aggiunto, non gli resta che iniziare a parcheggiare.
Per gli automobilisti, è semplice trovare e gestire i parcheggi direttamente nell’app. Non ci sono costi di parcheggio oscuri perché la gestione avviene in tempo reale. Non dovrai nemmeno preoccuparti di spendere denaro o conservare e presentare ricevute perché pensa a tutto EasyPark. Inoltre, usando EasyPark anche per la sfera privata, gli utenti possono agilmente passare dal proprio conto personale a quello aziendale. Straordinario, vero?
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Vantaggi per gli amministratori
EasyPark Business Solution facilita il lavoro per il reparto amministrativo. Invece di registrare singole ricevute di parcheggio, gli amministratori ricevono un’unica fattura mensile completa di tutte le spese di parcheggio aziendali. E’ possibile impostare più di un centro di costo, automatizzare il pagamento e differenziarlo in base alla natura degli utenti.
Il portale self-service fornisce una panoramica sui costi e i comportamenti di parcheggio. Gli amministratori possono prevenire l’utilizzo improprio dell’app applicando delle restrizioni, impostando ad esempio le fasce orarie in cui i dipendenti possono parcheggiare usando l’account aziendale. Inoltre, possono ottenere una stima sull’ammontare dell’IVA da portare in detrazione. Scopri di più sull’IVA applicata ai parcheggi leggendo qui.
Con EasyPark Business, gli amministratori possono risparmiare tempo e denaro, semplificando la gestione delle spese per i dipendenti. Se la convenienza è così elevata, la scelta è scontata. Oppure, come direbbero i nostri attuali clienti: “Non si discute nemmeno.”
Semplifica oggi per favorire la crescita del tuo business
In questo articolo, abbiamo parlato dei vantaggi di una gestione ottimizzata delle spese. A volte, diventa così snella ed efficace che gli impiegati non devono più pagare di tasca propria le spese di lavoro. Per le medie e grandi aziende, questo è un aspetto da considerare. Potrai raggiungere un ulteriore vantaggio sulla concorrenza, invogliando i dipendenti a rimanere in un luogo di lavoro dove si sentono più soddisfatti e meno stressati.
Per saperne di più sul funzionamento di EasyPark Business, clicca qui.
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In EasyPark, siamo consapevoli delle sfide che le aziende devono affrontare nella gestione della loro flotta. Il parcheggio, soprattutto quello effettuato dai tecnici in vari luoghi durante una giornata di lavoro, è una di queste sfide. Per questo siamo stati entusiasti di assistere un’importante azienda di telecomunicazioni tedesca con la nostra versatile soluzione di pagamento del parcheggio, consentendo l’ottimizzazione dei costi di parcheggio della loro flotta e delle mansioni di gestione dei costi, oltre a mettere i dipendenti nelle migliori condizioni per gestire facilmente il pagamento dei parcheggi grazie a un’app mobile user-friendly.
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Caso di studio: Ottenere un risparmio del 22% nel budget con la gestione digitale delle spese di parcheggio
In EasyPark, conosciamo le sfide che devono affrontare le aziende per gestire le spese di parcheggio. Gestire le spese di parcheggio dei dipendenti e le relative ricevute può essere un grattacapo per il reparto contabilità, creando perdite di tempo e complicando la struttura dei costi. Ecco perché EasyPark Business offre una soluzione digitale completa con un’app mobile user-friendly e un sistema ottimizzato di fatturazione digitale. Questo sistema può semplificare la gestione delle spese ma anche tutte le attività relative al parcheggio, generando maggiore efficienza e soddisfazione dei dipendenti.