)
)
Blog: Rozvažte zaměstnancům ruce efektivnějším vyřizováním nákladů
JAK NA ÚSPĚŠNÉ PROPLÁCENÍ NÁKLADŮ. Když zaměstnancům v souvislosti s prací vznikají náklady, mají nárok na jejich proplacení. Jenže práce s účtenkami je v mnoha firmách složitá jak pro samotné zaměstnance, tak pro administrativní pracovníky. Tenhle článek vysvětluje přínosy digitální správy nákladů, poradí vám, jak celý proces optimalizovat, a představí bezproblémové řešení parkování pro vaši firmu.
)
Co je správa nákladů a jaké náklady se dají proplácet?
Náklady zaměstnanců jsou v zásadě výdaje, které jim vzniknou v souvislosti s prací. Může jít o všechno od jízdenek přes ubytování až po diety při zahraničních cestách, nákup materiálů do práce nebo samozřejmě i parkování.
Zaměstnanci mají právo nechat si pracovní náklady proplatit a většina zaměstnanců si toho je dobře vědoma. Přesto není od věci, když vedení firmy zvolí proaktivní přístup a tuhle možnost zaměstnancům připomene. Dá tím najevo, že si váží jejich nasazení. Není tajemstvím, že transparentnost podporuje pozitivnější pracovní prostředí a že ve firmě, která respektuje jejich práva, vydrží zaměstnanci déle.
Pohlídejte si, aby byl váš proces proplácení nákladů efektivní
Ve středních a velkých firmách už obvykle existuje nějaký proces reportování a proplácení nákladů. Bohužel takové procesy často bývají zdlouhavé a těžkopádné.
Typický scénář vypadá třeba takhle: Zaměstnankyni každý týden vzniká několik nákladů. Navíc jezdí do práce autem, což samo o sobě obnáší několikrát denně řešit výdaje za parkování. Zaměstnankyně si musí udržovat pořádek ve všech účtenkách a předávat je administrativnímu oddělení. Administrativní pracovníci potom zpracovávají všechny účtenky jednu po druhé, jak je dostávají do rukou. Kvůli tomu ale nemají o nákladech ucelený přehled a je pro ně obtížné se v nich vyznat nebo je efektivně řídit. K běžným výzvám, které v procesu proplácení nákladů vznikají, patří ztracené nebo založené účtenky. Nejenže to vede k prodlevám a sporům, ale navíc se tím komplikuje vedení přesných finančních záznamů. Účtenky musejí být autentické, vystavené skutečným poskytovatelem služeb a obsahovat nezbytné údaje jako datum, popis služby, celkovou cenu a částku daně. Další výzvou z hlediska finančního oddělení je, když někdo zařadí účtenku do špatné kategorie.
Na rovinu: tohle je zlý sen, který vede akorát k frustraci a nespokojenosti.
Jak už asi sami tušíte, proces hlášení a proplácení nákladů by měl být zcela bezproblémový. Čím větší část se vám podaří digitalizovat a automatizovat, tím líp. Jednodušší proces zároveň všem zúčastněným šetří čas. Zaměstnanci pak můžou víc času věnovat náplni svojí práce a vydělávání peněz. Pojďme se tedy podívat na to, jak si střední a velké firmy můžou správu nákladů zjednodušit.
)
Jak proces správy nákladů zjednodušit?
Pokud chcete zaměstnance motivovat ke konzistentnímu hlášení nákladů, potřebujete systém, se kterým to bude jednoduché. Tady je pár tipů, jak správu nákladů ve firmě co nejvíc usnadnit.
Systém pro hlášení výdajů
Pořiďte si software na reportování nákladů. Zvolte nějakou intuitivní platformu, do které můžou zaměstnanci posílat náklady s minimálním úsilím. Pohlídejte si, aby dobře fungovala i na mobilu a zaměstnanci tak mohli náklady zadávat v terénu.
Doplňte svůj nový software
Spolu s nasazením nového softwaru vyškolte zaměstnance v jeho používání. Ideálně zvolte takového dodavatele, kterému záleží na vašem úspěchu a který v rámci počátečního nasazení nabízí školicí program. Navíc zaměstnancům nabídněte i přehled nejčastějších otázek a odpovědí a taky kontaktní osobu, na kterou se můžou obracet s dotazy.
Jasné pokyny
Zaveďte pro náklady jasné pokyny. Definujte, jaké náklady se proplácejí, nastavte předschválené limity a vysvětlete, jaké doklady očekáváte. Srozumitelné pokyny pomůžou předcházet nedorozuměním a komplikacím.
Automatizace administrativní práce
Automatizujte kontroly, schvalování a zaúčtování, ať zjednodušíte administrativu. Nezapomeňte taky nový proces průběžně vyhodnocovat a implementovat případná další vylepšení.
Cykly náhrad
Zaveďte pravidelný cyklus plateb, ať zaměstnanci nemusejí na proplacení nákladů čekat zbytečně dlouho. Zvýšíte tím důvěru ve váš proces proplácení nákladů i ve firmu jako takovou.
Řešení parkování: jednodušší správa a proplácení nákladů
Výdaje za parkování se od jiných zaměstnaneckých nákladů trochu liší. Přestože na pracovní cesty nebo oficiální večeře pro hosty často padnou vysoké částky, výdaje za parkování jsou výrazně nižší, zato častější. Kdo dojíždí do práce, může parkovat třeba i několikrát za den. Vyřizovat všechny vzniklé náklady ručně je pro řidiče i administrativní pracovníky neúnosné.
Naštěstí má EasyPark řešení, které usnadní život všem ve firmě. Funguje jednoduše: Spolu s EasyPark Business získá firma samoobslužný portál, kde můžou administrátoři snadno přidávat nové uživatele. Jakmile jsou zaměstnanci přidaní, můžou hned začít parkovat.
Řidiči v aplikaci snadno najdou parkovací místo a vyřídí všechno potřebné. A protože se parkování platí po minutách, nevznikají za něj zbytečné náklady. Navíc nemusíte myslet na placení ani na schovávání a dokládání účtenek – EasyPark Business to všechno udělá za vás. A pokud zaměstnanci používají EasyPark i v soukromém životě, můžou snadno přepínat mezi soukromým a pracovním účtem. Všechno běží hladce.
)
)
Přínosy pro administrátory
Administrativním pracovníkům usnadňuje EasyPark Business práci. Místo aby od zaměstnanců dostávali účtenky jednu po druhé, zobrazí se jim souhrnná faktura za celý měsíc s výpisem všech firemních výdajů za parkování. Můžete vybrat, které účetní oddělení ji dostane na starost, a automatizovat platbu.
Samoobslužný portál poskytuje přehled o parkovacích návycích a nákladech. Když chtějí administrátoři předejít zneužívání, můžou nastavit omezení – například určit dobu, kdy je možné parkovat na firemní účet. Získají taky přehled o výši DPH, kterou je možné odečíst. Víc o DPH za parkování se dočtete tady.
EasyPark Business pomáhá administrativním pracovníkům šetřit čas i peníze a zaměstnancům přináší bezproblémovou správu nákladů. Jde o řešení tak praktické, že je to jasná volba. Jak říká jeden z našich klientů: „Není co řešit.“
Usnadněte si práci ještě dnes, ať může vaše firma dál růst
V článku jsme probrali výhody přechodu na bezproblémovou správu nákladů. Nakonec může být tak snadná, že zaměstnanci ani nemusejí firemní náklady platit vlastními penězi. Zejména pro střední a velké firmy je to lákavá možnost. Získáte tím náskok před konkurencí, udržíte si talentované zaměstnance a ve výsledku budou všichni spokojenější.
Pokud vás zajímá víc o tom, jak EasyPark Business funguje, klikněte sem.
Objevte více
)
Blog: Zjednodušte si firemní parkování a administrativu výdajů
Omezovat náklady a vyznat se ve všech aspektech DPH není zrovna jednoduché – zejména co se týče firemního parkování. Udržet si přehled o tom, jak vaši zaměstnanci parkují a kolik za parkování platí, je docela komplikované a vyžaduje to efektivní procesy. V tomhle článku se podíváme na všechno, co byste o firemním parkování měli vědět, a řekneme si, jak celý proces zefektivnit, abyste ušetřili.
)
Příklad z praxe: Rozpočtová úspora 22 % díky digitální správě výdajů za parkování
Ve společnosti EasyPark dobře víme, jak náročná je pro firmy administrativa nákladů na parkování. Vyřizovat parkovací poplatky zaměstnanců a vyznat se ve všech účtenkách může být pro účetní docela oříšek. To vede k plýtvání časem a znesnadňuje to orientaci ve výdajích. Proto EasyPark Business nabízí kompletní digitální řešení s intuitivní mobilní aplikací a bezproblémovou digitální fakturací. Naše řešení nejenže zjednodušuje administrativu nákladů, ale taky zpříjemňuje všechny činnosti související s parkováním. Výsledkem je vyšší produktivita a spokojenější zaměstnanci.
)
Příklad z praxe: Jednodušší administrativa nákladů za vozový park díky digitálnímu řešení parkování
Ve společnosti EasyPark dobře víme, jak náročná může pro firmy být administrativa spojená s vozovým parkem. Parkování patří k největším výzvám, a to hlavně pro techniky, kteří v průběhu dne musejí parkovat na různých místech. Proto máme radost, že můžeme naším všestranným digitálním řešením parkování pomáhat jedné z předních německých telekomunikačních společností. Umožňujeme jí optimalizovat náklady na parkování a zjednodušit administrativu nákladů. A její zaměstnanci teď veškeré parkování snadno vyřídí v intuitivní mobilní aplikaci.