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Blog: Simplifiez vos notes de frais pour gagner en efficacité
VOTRE GUIDE POUR DES REMBOURSEMENTS RÉUSSIS. Si vos missions génèrent des frais, il est normal de vous faire rembourser. Le problème? Le traitement de reçus et de notes de frais est un processus fastidieux pour toutes les parties concernées. Ci-dessous, nous examinerons les avantages que présente le passage au numérique pour gérer ces frais, nous vous proposerons des conseils pour simplifier vos processus, et nous vous présenterons une solution de stationnement adaptée à votre entreprise.
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Qu’est-ce que le traitement des frais et quelles dépenses peut-on déduire?
Les frais générés par le personnel dans le cadre de leurs missions sont des coûts d’entreprise. Ceux-ci peuvent comprendre des billets de train, des factures d’hôtel, des notes de restaurant, l’achat de matériel professionnel, et bien sûr, des frais de stationnement.
Les employés ont droit au remboursement de leurs frais professionnels. En le leur rappelant, la direction témoigne de son appréciation pour leur contribution et du respect de leurs droits. Ce geste cultive un cadre de travail plus positif et bienveillant, renforçant ainsi la loyauté du personnel.
Évaluez l’efficacité de vos processus
Les grandes entreprises et les PME ont généralement un système mis en place pour gérer les notes de frais et traiter les remboursements. Malheureusement, dans beaucoup de cas, ces processus sont chronophages et fastidieux.
Voici un scénario classique : une employée génère de nombreux frais professionnels au cours d’une semaine type. Ses déplacements quotidiens nécessitent notamment des sessions de stationnement, dont elle doit conserver les reçus pour les présenter à son service comptable. Celui-ci doit trier et vérifier tous les tickets qu’elle lui remet au compte-goutte. Le contrôle de ces frais représente un défi complexe pour ce service dans la mesure où il n’a pas de vision globale de l’ensemble des dépenses générées. L’absence ou la perte de reçus est un problème classique qui donne souvent lieu à des retards de remboursement ou des litiges, et se traduit par une gestion comptable inexacte. Pour être valides, les reçus doivent par ailleurs être authentiques, provenir du prestataire du service concerné, et inclure des détails essentiels comme la date, la description du service, le coût total et la TVA. Il est également impératif de classer la dépense en question dans la bonne catégorie.
Il est évident que cette situation provoque de la frustration et de l’insatisfaction chez toutes les personnes impliquées. C’est pourquoi un processus de remboursement simple et efficace est essentiel à tous points de vue. Plus ce processus est numérisé et automatisé, plus les avantages sont grands. Un processus simple fait gagner beaucoup de temps et permet aux salariés de se concentrer sur les tâches à valeurs ajoutée. Dans cette optique, examinons à présent comment simplifier le traitement des frais des grandes entreprises et des PME.
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Comment simplifier le traitement des frais professionnels?
Afin d’inciter son personnel à présenter des notes de frais complètes en temps voulu, Les conseils qui suivent vous mettront sur la bonne voie : votre entreprise a besoin d'un système qui facilite les bonnes pratiques. Ces conseils vous aideront à rendre la gestion des dépenses beaucoup plus fluide sur votre lieu de travail.
Système de gestion des rapports de dépenses
Investissez dans un logiciel de gestion des notes de frais. Optez pour une plateforme intuitive qui permet aux salariés de soumettre leurs frais en toute simplicité. Privilégiez les solutions mobiles pour encore plus de praticité.
Complétez votre nouveau logiciel
Organisez une formation pour vous assurer que votre personnel maîtrise bien l’utilisation du logiciel. Optez, de préférence, pour un fournisseur qui s’implique dans votre réussite et vous propose un programme de formation. Proposez également à votre personnel une FAQ ou un point de contact en cas de question.
Directives claires
Instaurez des directives claires pour le traitement des frais professionnels. Dressez une liste des dépenses qui peuvent engager un remboursement, établissez des seuils de dépenses autorisés, et élaborez toute la documentation nécessaire. Une politique de remboursement claire élimine les malentendus et garantit le respect des processus.
Automatisation des tâches administratives
Simplifiez les tâches administratives en automatisant vos processus de validation, d’autorisation et de comptabilité. Évaluez régulièrement vos nouveaux processus et apportez-y les améliorations nécessaires.
Cycles de remboursement
Fixez des cycles de remboursement. Cette régularité renforcera la confiance dans votre processus et dans l’entreprise au sens large.
Optez pour une solution de stationnement qui simplifie le traitement et le remboursement des notes de frais
Les frais de stationnement se distinguent des autres frais professionnels dans la mesure où, contrairement à un voyage d’affaires ou à un dîner officiel qui implique habituellement une poignée de factures importantes, le stationnement génère des coûts plus modestes mais aussi plus nombreux. Si vous prenez votre voiture pour aller rencontrer vos clients, il y a de fortes chances pour que vous vous gariez plusieurs fois par jour. Le traitement de tous ces reçus peut vite devenir un vrai cauchemar pour le conducteur comme pour le comptable.
Fort heureusement, la solution EasyPark élimine ces problèmes. Voici comment elle fonctionne : EasyPark Business met à la disposition de l’entreprise un portail en libre-service depuis lequel l’administrateur du compte peut ajouter de nouveaux utilisateurs. Une fois ajouté, l’utilisateur n’a plus qu’à se garer en se servant de l’app EasyPark.
L’app lui permet de trouver une place et de gérer son stationnement en toute simplicité. Mieux encore, le coût du stationnement est calculé à la minute près pour éviter les frais inutiles. EasyPark Business crée également des notes de frais ainsi que des rapports des dépenses effectuées. Par ailleurs, les utilisateurs qui utilisent EasyPark à titre privé peuvent facilement passer de leur compte personnel à leur compte professionnel pour gérer leurs frais.
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Avantages pour la direction financière
La solution EasyPark Business simplifie le travail de votre service comptable en éliminant les reçus pour ne générer qu’une seule facture par mois répertoriant tous les frais de stationnement professionnel de chaque salarié. Si vous le souhaitez, vous pouvez présélectionner le centre de coût à utiliser et automatiser les paiements.
Le portail en libre-service vous offre un aperçu très utile des comportements et des coûts de stationnement de chaque utilisateur. Votre personnel comptable peut également réduire les abus sur l’app en fixant certaines restrictions, comme les horaires durant lesquels les salariés peuvent utiliser le compte de l’entreprise. Il bénéficie aussi d’un aperçu du montant de la TVA qui peut être déduite. Pour en savoir plus sur la TVA liée au stationnement, cliquez ici.
EasyPark Business fait gagner du temps et de l’argent à votre entreprise en simplifiant la gestion de vos notes de frais. C’est un choix pratique, ou pour citer nos clients : « Il n’y a pas photo! »
Optez pour la simplicité et donnez à votre entreprise les moyens de se développer
Dans cet article, nous avons examiné les avantages que présente une gestion fluide de vos notes de frais. La solution présentée évite à votre personnel de perdre un temps précieux pour régler leurs frais professionnels. Si vous travaillez pour une grande entreprise ou une PME, il s’agit-là d’un avantage non négligeable. Non seulement ce système vous donnera une longueur d’avance sur vos concurrents, mais vous retiendrez les talents et vous aurez des employés plus heureux et moins stressés.
Pour en savoir plus sur EasyPark Business, cliquez ici.
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