Blogi: Ilahduta työntekijöitä tehokkaammalla kulukorvausprosessill
OPAS HELPOMPIIN KULULASKUIHIN. Jos työn suorittamisesta koituu kuluja, työntekijän tulee saada niistä korvaus. Kuittien pyörittely syö kuitenkin monissa yrityksissä niin työntekijöiden kuin hallintohenkilöstön aikaa. Tässä blogiartikkelissa käsitellään sujuvan digitaalisen kulujen hallinnan etuja, tarjotaan vinkkejä prosessin helpottamiseen ja esitellään vaivaton yrityspysäköintiratkaisu.
Mitä kulukorvausten käsittely tarkoittaa ja mitkä kulut voidaan korvata?
Työntekijöiden kulut ovat yksinkertaisesti työhön liittyviä kuluja. Niitä voi tulla junalipuista, hotelliyöpymisistä, päivärahoista, liikelounaista, työmateriaalien hankkimisesta ja tietysti pysäköinnistä.
Työntekijöillä on oikeus saada korvaus työhön liittyvistä kuluista. Useimmat työnantajat ovat tietoisia tästä. Työntekijöitä kannattaa kuitenkin muistuttaa siitä erikseen, sillä se osoittaa, että heidän työpanostaan arvostetaan. Ei ole mikään salaisuus, että avoimuus edistää positiivisempaa työympäristöä ja työntekijät pysyvät todennäköisemmin yrityksessä, joka kunnioittaa heidän oikeuksiaan.
Varmista toimiva kulukorvausten käsittely
Keskikokoisissa ja suurissa yrityksissä on yleensä tietyt menettelytavat kulujen raportointiin ja korvausten maksamiseen. Valitettavan usein prosessit ovat kuitenkin aikaa vieviä ja hankalia.
Tyypillinen tilanne: Työtehtävien suorittamisesta koituu työntekijälle useita kuluja viikossa. Työ vaatii ajamista, ja yksistään pysäköinnistä syntyy kuluja useita kertoja päivässä. Työntekijän täytyy pitää kuitit tallessa, käsitellä ne ja toimittaa ne hyväksyttäväksi. Hallintohenkilöstö puolestaan käsittelee korvaushakemukset yksitellen sitä mukaa, kun niitä saapuu. Kustannusten hallinta vie paljon aikaa hallintohenkilöstöltä, jolta lisäksi puuttuu kattava yleiskuva menoista. Yleisiä ongelmia korvausmenettelyissä ovat hukkuneet tai puuttuvat kuitit, jotka aiheuttavat viivästyksiä ja erimielisyyksiä ja vaikeuttavat huolellista kirjanpitoa. Kuittien on oltava palveluntarjoajalta saatuja alkuperäisiä tositteita, joissa on kaikki tarvittavat tiedot, kuten päiväys, palvelun kuvaus, loppusumma ja verojen osuus. Kirjanpidollisia haasteita syntyy myös, jos kuluja ei ole ilmoitettu oikeisiin kategorioihin.
Kyseessä on painajaismainen vyyhti, joka aiheuttaa turhautumista ja tyytymättömyyttä.
Kuten varmaan jo arvaat, kulujen raportoinnin ja korvausten käsittelyn ei tarvitse olla näin hankalaa. Mitä pidemmälle se voidaan digitalisoida ja automatisoida, sen parempi. Yksinkertainen prosessi auttaa säästämään kaikkien aikaa, ja vapautuneen ajan voi jatkossa käyttää siihen, millä on eniten väliä: tuottavaan ja kannattavaan työhön. Tutustutaan seuraavaksi siihen, miten kulujen hallintaa on mahdollista yksinkertaistaa keskisuurissa ja suurissa yrityksissä.
Miten kulujen hallintaa voidaan yksinkertaistaa?
Jotta työntekijöitä voidaan kannustaa hakemaan korvausta kuluistaan säännöllisesti, yrityksen on tehtävä siitä helppoa. Näiden vinkkien avulla kulujen hallinta sujuu työpaikalla huomattavasti helpommin.
Kuluraportointiohjelmisto
Hanki kulujen raportointiin tarkoitettu intuitiivinen ohjelmisto tai palvelu, jonka avulla työntekijät voivat ilmoittaa kulunsa helposti. Sen kannattaa olla mobiiliystävällinen, jotta kuittien lisääminen onnistuu myös puhelimella missä ja milloin vain.
Täydennä uutta ohjelmistoasi
Perehdytä työntekijät uuden ohjelmiston käyttöön. Valitse mieluiten palveluntarjoaja, joka välittää onnistumisestasi ja voi tarjota digitaalisen perehdytysohjelman. Tarjoa työntekijöille myös Usein kysyttyä ‑ohjesivut tai nimeä yhteyshenkilö, jolta he voivat kysyä tarvittaessa lisää.
Selkeät ohjeet
Luo selkeät kuluja koskevat ohjeet. Määrittele hyväksyttävät kulut, sallitut kulutusrajat ja vaaditut tositteet. Selkeät korvauskäytännöt ehkäisevät väärinymmärryksiä ja varmistavat, että sääntöjä noudatetaan.
Hallinnollisen työn automatisointi
Helpota hallinnollista työtä automatisoimalla validointi-, hyväksyntä- ja kirjanpitoprosessit. Muista myös arvioida uutta prosessia jatkuvasti ja parantaa sitä tarvittaessa.
Korvausjaksot
Päätä säännöllisistä korvausjaksoista varmistaaksesi, etteivät työntekijät joudu odottamaan korvausta. Tämä lisää luottamusta kulujen korvausprosessiin ja itse yritykseen.
Pysäköintiratkaisu: yksinkertaisempaan kulujen hallintaan ja korvaamiseen
Pysäköintikulut poikkeavat muista työhön liittyvistä kuluista. Työmatkoista ja edustusillallisista koituu merkittäviä kertakustannuksia, kun taas pysäköintikulut ovat pienempiä mutta niitä kertyy enemmän. Jos ajat työasioissa, saatat joutua pysäköimään useita kertoja päivässä. Kuljettajan ja hallintohenkilöstön näkökulmasta jokaisen pysäköintilipun manuaalinen käsittely on melkoinen rasite.
EasyParkilla on ratkaisu, joka helpottaa kaikkien työtä: EasyPark Business ‑tilaukseen kuuluu itsepalveluportaali, johon hallinnolliset käyttäjät voivat lisätä työntekijät helposti. Kun työntekijä on lisätty, hänen ei tarvitse tehdä muuta kuin aloittaa pysäköiminen EasyParkilla.
Parkkipaikka löytyy helposti sovelluksen avulla, ja myös pysäköintiaikaa voi hallita suoraan sovelluksesta. Turhia pysäköintikuluja ei pääse syntymään, sillä pysäköintiaika on hallittavissa minuutin tarkkuudella. Työntekijän ei tarvitse edes ajatella rahan käyttämistä tai kuittien kanssa pelaamista – EasyPark Business hoitaa kaiken. Työntekijät voivat käyttää EasyPark-yritystilin lisäksi myös omaa henkilökohtaista tiliään, ja tilistä toiseen on helppo vaihtaa sen mukaan, liittyykö pysäköinti työ- vai vapaa-aikaan. Kätevää kuin mikä.
Hyödyt hallintohenkilöstölle
EasyPark Business ‑ratkaisu helpottaa hallintohenkilöstön työtä. Työntekijöiltä ei tarvitse enää vastaanottaa yksittäisiä pysäköintikuitteja, vaan yrityksen kaikki pysäköintimaksut on koottu kuukausilaskulle. Laskut voi määritellä esimerkiksi osastoittain ja kustannuspaikoittain, jolloin niiden käsittely on pitkälti automatisoitavissa.
Itsepalveluportaali tarjoaa yleiskuvan pysäköintikäyttäytymisestä ja -kuluista. Ylläpitäjät voivat estää sovelluksen väärinkäytön esimerkiksi rajoittamalla sitä, mihin kellonaikoihin työntekijät voivat pysäköidä yritystilin laskuun. He saavat myös yleiskuvan siitä, miten suuri osa kulujen arvonlisäveroista on vähennyskelpoisia. Lisätietoa pysäköintikuluihin liittyvistä arvonlisäveroista on täällä.
EasyPark Businessin avulla hallintohenkilöstö voi säästää aikaa ja rahaa sekä tehdä kulujen hallinnasta helppoa myös työntekijöille. Jos se on näin kätevää, päätös on toivoaksemme helppo. Tai nykyisiä asiakkaita lainataksemme: ”Se on itsestäänselvä investointi.”
Aloita jo tänään ja tee tilaa yrityksesi kasvulle
Tässä blogiartikkelissa on käsitelty kitkattoman kulujen hallinnan etuja. Välillä se on niin helppoa, ettei työntekijöiden tarvitse alun alkaenkaan kaivaa työhön liittyviä kuluja omasta taskusta. Se on ehdottomasti harkitsemisen arvoinen hyöty keskikokoisissa ja suurissa yrityksissä. Kilpailuedun lisäksi voit pitää kiinni parhaista osaajista ja varmistat, että työntekijät ovat tyytyväisempiä ja stressitasot matalampia.
Lykkyä tykö!
Lue lisää
Blogi: Näin hoidat yrityspysäköinnit ja kulujen hallinnan helpommin
Kulujen hallinta ja arvonlisäveron kiemurat voivat aiheuttaa päänvaivaa erityisesti yrityspysäköinnissä. Työntekijöiden pysäköintitapojen ja ‑kulujen seuranta voi olla hankalaa ja vaatia tehokkaan prosessin käyttöönottoa.
Tapaustutkimus: 22%:n budjettisäästöt digitaalisella pysäköintikulujen hallinnalla
Me EasyParkilla tiedämme, millaisia ongelmia yritykset kohtaavat pysäköintikulujen hallinnassa. Työntekijöiden pysäköintikulujen hallinta ja kuittien käsittely voivat tuottaa talousosastolle päänvaivaa, mikä johtaa ajanhukkaan ja epäselviin kokonaiskustannuksiin. Siksi EasyPark Business tarjoaa täydellisen digitaalisen ratkaisun, johon sisältyy helppokäyttöinen mobiilisovellus ja sujuva digitaalinen laskutus. Ratkaisu ei helpota pelkkää kulujen hallintaa vaan myös kaikkia pysäköintiin liittyviä tehtäviä, mikä parantaa työn tehokkuutta ja työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Tapaustutkimus: Yritysautoihin liittyvien kulujen tehokkaampi hallinta digitaalisella pysäköintiratkaisulla
Me EasyParkilla ymmärrämme yritysautojen hallintaan liittyvät haasteet. Pysäköinti on yksi näistä haasteista erityisesti asentajien työssä, sillä päivän aikana on käytävä monessa paikassa. Siksi meistä olikin erityisen innostavaa auttaa johtavaa saksalaista televiestintäyhtiötä monipuolisella digitaalisella pysäköintimaksuratkaisullamme. Sen avulla yritysautojen pysäköintikulut ja kulujen hallinta hoituivat helpommin, ja yrityksen työntekijät saivat mahdollisuuden maksaa pysäköinnin vaivattomasti helppokäyttöisellä mobiilisovelluksella.