)
)
Blogg: Smidig utläggsrapportering för medarbetare
EN GUIDE TILL LYCKADE ÅTERBETALNINGAR. När arbetsrelaterade utlägg görs ska återbetalningen komma snabbt. Men kvittohantering kan vara tidskrävande, både för den som gör utlägget och administratören. I det här blogginlägget går vi igenom fördelarna med en smidig, digital utläggshantering. Dessutom ger vi tips på hur processer kan förenklas och presenterar en smidig parkeringslösning för ditt företag.
)
Vad är utläggshantering och vilka kostnader kan dras av?
Medarbetares utlägg utgörs av arbetsrelaterade kostnader. Det kan innebära allt från tågbiljetter och hotellnätter till luncher, arbetsmaterial och förstås även parkering.
Alla anställda har rätt att bli ersatta för arbetsrelaterade utlägg. Det är de flesta medvetna om. Men det kan vara bra för företaget att följa upp och påminna personalen om det. Det visar att ni värdesätter dem. Att vara transparent ger en mer positiv arbetsmiljö och bidrar till att de anställda trivs. De flesta är också mer benägna att stanna kvar på ett företag som bryr sig om deras rättigheter.
Skapa en bra process för utläggshantering
På större företag finns det ofta en process för hantering av utläggsrapporter och återbetalningar. Tyvärr är den processen ofta både krånglig och tidskrävande. Ett vanligt scenario: En medarbetare gör flera utlägg per vecka. Personen kör bil i tjänsten vilket innebär flera parkeringsutlägg per dag. Medarbetaren måste hålla koll på alla kvitton och lämna in dem till den administrativa avdelningen. Där behöver administratören i sin tur hantera medarbetaren utlägg, ett och ett när de lämnas in. Det blir svårt för administratören att kontrollera kostnaderna eftersom de inte får en tydlig överblick. Vanliga utmaningar kan vara borttappade eller saknade kvitton, vilket orsakar förseningar och konflikter. Dessutom leder det till svårigheter med att föra korrekta finansiella rapporter. Kvitton måste vara i original och komma från tjänsteleverantören. Dessutom måste de innehålla vissa grundläggande uppgifter som datum, beskrivning av tjänst, total kostnad samt moms. Om utlägget rapporteras i fel kategori kan det också skapa problem.
Det är helt enkelt ett snårigt scenario som kan leda till frustration och missnöje.
För att behålla en bra stämning på jobbet är det praktiskt om processerna för utläggsrapportering och återbetalning är så smidiga som möjligt. Ju mer som kan digitaliseras och automatiseras, desto bättre. En förenklad process frigör också tid för andra arbetsuppgifter. Det vill säga tid som medarbetare kan lägga på det som är viktigast – produktivitet och lönsamhet. Låt oss nu gå igenom hur medelstora till stora företag kan förenkla sina processer för utläggshantering.
)
Förenkla processen för utläggshantering
För att uppmuntra medarbetare att rapportera utläggen på ett konsekvent sätt behöver alla företag ett system som gör det lätt att göra rätt. Här kommer några tips för att göra utläggshanteringen smidigare.
Ta hjälp av ett verktyg
Skaffa en programvara för utläggshantering. Välj en intuitiv plattform där medarbetare kan skicka in sina utlägg med minimal ansträngning. Se till att den är mobilvänlig, så att anställda kan rapportera sina utlägg även när de är på språng.
Se till att alla är med
Lär upp personalen i samband med den nya programvaran, så att den sköts på rätt sätt. Välj en leverantör som är mån om er framgång och även erbjuder ett onboarding-program online för personalen. Erbjud era medarbetare en lista med vanliga frågor och svar eller en kontaktperson som de kan fråga när de får problem.
Ta fram guidelines
Skapa tydliga riktlinjer för utlägg. Definiera giltiga kostnader, godkända utläggstak och förväntad dokumentation. Tydliga återbetalningspolicyer förebygger missförstånd och ger bättre efterlevnad.
Automatisera
Förenkla det administrativa arbetet genom automatiserade processer för validering, godkännande och redovisning. Kom ihåg att löpande utvärdera den nya processen och implementera de förbättringar som föreslås.
Fastställ återbetalningsdatum
Sätt regelbundna återbetalningscykler, så att personalen inte behöver vänta på sin återbetalning. Det ökar tilliten till hela processen och även till företaget.
Parkeringslösningen: Förenklad utläggshantering och återbetalning
Parkeringsutgifter skiljer sig lite från andra personalkostnader. Parkeringsutgifter är små och frekventa, till skillnad från kostnader som företagsresor och middagar som ofta innebär större klumpsummor. Om du kör bil i tjänsten kan du behöva parkera flera gånger om dagen. Det blir nästan ohållbart för bilförare och administrativ personal att hålla reda på alla parkeringsavgifter.
Därför har EasyPark tagit fram en lösning som underlättar för alla på företaget. Låt oss kika närmare på hur den fungerar: Med EasyPark Business har företaget tillgång till en self-service-portal där administratörer enkelt kan lägga till nya användare. När en användare lagts till är det bara att börja parkera.
Appen hjälper förarna att hitta en plats och hantera parkeringen direkt i mobilen. Eftersom all parkering hanteras direkt så undviks onödiga parkeringsavgifter. Föraren behöver varken göra utlägg eller rapportera kvitton – EasyPark Business sköter hela processen. Dessutom kan förare som använder EasyPark utanför tjänsten enkelt byta mellan företagets konto och sitt privata. Visst låter det bra?
)
)
Fördelar för administratörer
Med EasyPark Business förenklas även arbetet för den administrativa personalen. Istället för att medarbetarna lämnar in parkeringskvitton individuellt kan administratörer få en samlad faktura en gång i månaden, med företagets alla parkeringskostnader. Välj kostnadsställe på förhand och automatisera betalningen.
Vår self-service-portal ger en god överblick av parkeringsbehov och kostnader. Administratörer kan också förebygga missbruk av appen genom att ställa in begränsningar, som att anställda endast kan parkera med företagskontot under vissa tider på dygnet. Det är också enkelt att se hur mycket moms som kan dras av. Läs mer om moms för parkeringar här.
Med EasyPark Business blir utläggshanteringen enkel och företaget kan spara både tid och pengar. Som en av våra kunder säger: “Det är en självklarhet.” Testa själv – du kommer inte att ångra dig.
Förenkla idag och få verksamheten att växa
I det här blogginlägget har vi gått igenom fördelarna med smidig utläggshantering. Det kan vara så enkelt att medarbetarna inte ens behöver göra en privat utgift. Något att fundera på för medelstora till stora företag. Den här förändringen gör att ni ligger steget före era konkurrenter, att ni behåller er personal och får medarbetare som är gladare och mindre stressade.
Klicka här för att läsa mer om EasyPark Business.
Läs mer
)
Blogg: Gäller moms för parkering?
Visste du att ditt företag har rätt att få återbetalning av moms för parkeringskostnader? En möjlighet som många företag inte vet om och därmed går miste om.
)
Case study: Nådde budgetbesparingar på 22% genom digitalisering av parkeringsadministrationen
På EasyPark förstår vi de utmaningar företag har när det gäller administrationen av parkeringskostnader. Hantering av kollegors parkeringskostnader, kvitton samt reseräkningar kan vara krångligt att...
)
Case study: Effektivare kostnadshantering för bilpark med digital parkeringslösning
På EasyPark förstår vi utmaningarna som företag står inför när det gäller kostnadshantering av bilflottor. Parkeringar, särskilt för tekniker som måste parkera på olika platser...